皆さん、こんにちは。市川市や船橋市、墨田区、葛飾区、江戸川区を中心にビルやマンション、アパートの原状回復工事やメンテナンスを手がける「中央コミュニティー」です。
オンライン商談が増えて個室が必要になったり、新たな人員を雇ってデスクが増えたりすると、事務所が手狭になることがあります。対処法としては、より広い物件への移転と増床が考えられますが、どちらにすべきかは大きな悩みどころです。今回は、移転と増床それぞれのメリットや、計画を立てる際に気をつけるべきポイントをご紹介します。
■事務所拡張計画のポイント
事務所のスペース拡張方法には、移転と内部増床の2つがあります。両方に共通するポイントは、まず社内の状況を把握し、なるべく早めに計画を立てることです。
移転や増床が必要になるということは、ビジネスの順調さの表れですが、それだけに迅速さが求められます。採用枠の増加や事業拡大による状況の変化を見逃さず、先手を打って計画を立てなければならないのです。
具体的には、どちらの方法を取るにしても、実際に動き出すまでには6ヶ月以上の期間が必要になります。特に移転の場合、元の事務所の原状回復工事を実施した後の引き渡しとなるケースが多く、内部増床より長い準備期間が必要です。また、さまざまな工事業者や引っ越し業者との入念な打ち合わせを行うための、スケジュール管理も求められます。
そこでまずは、予算や移転先、増床フロアの条件といった重要な項目をまとめましょう。コストが最も気になるケースが多いと思われますが、費用を節約したがために使いにくい事務所になっては意味がありません。そのため、プロジェクトチームを立ち上げるなどしてさまざまな要件や課題を洗い出し、優先順位を決めることが大切です。
さらに、スペース拡張に伴うレイアウト変更の影響も考慮する必要があります。日差しが強くパソコンの画面が見えづらくなった、空調の設定が難しくなったなどの弊害が出てしまうと、業務に支障をきたすからです。計画段階から多角的にチェックポイントを洗い出すことで予防しましょう。
■移転と増床のメリット、デメリット
事務所の移転と増床は、どちらもメリットとデメリットがあり、状況に応じて使い分ける必要があります。それぞれのメリット・デメリットを比較してみましょう。
▶同一ビル内での内部増床のメリット・デメリット
増床には、「元の事務所はそのままで別のテナントを借りる」「同じビル内の別のテナントに引っ越す」といったパターンがあります。どのパターンにも共通しているのは、移転に比べてコストや引っ越し作業などの負担が小さいことです。
また、ビルの所有者や管理会社とは信頼関係がある場合が多いでしょうから、入居手続きの簡略化が期待できますし、テナント料も抑えられる可能性があります。また、勤務地が変わらないため、従業員への負担が最小限で済むのもメリットです。
ただし、同じビル内に空きテナントがあることが前提になります。また、元の事務所を残したまま別のフロアに部屋を借りることになった場合は、社内コミュニケーションが取りにくくなるかもしれません。業務への影響を防ぐための社内ルールの見直し、部署の改編などの対策を考えましょう。
▶移転のメリット・デメリット
移転の大きなメリットは、現在よりもいい条件の物件を探して移れることです。今後の業務拡大を見越した広いテナントや、交通の便のいい立地の物件など、注目すべきポイントはいろいろあります。現在の事務所の問題点を改善できる物件を選んで移転することで、より効率的な業務遂行が可能になり、労働環境もよくなるのです。
しかし、引っ越しと室内の原状回復が必要になるため、内部増床よりも高いコストが発生します。さらに、入居に必要な手続きのほか、各種契約の変更、それに伴う各種設定、業務の一時中断など、細かな進捗管理を必要とする作業が待ち受けています。チェックリストを作り、抜けや漏れが出ないように注意しましょう。
そして、増床と移転のどちらがいいかは状況次第ですが、「事務所を拡張する理由」を忘れないことが最大のポイントです。デスクスペースが足りないのか、会議室が必要なのか、はたまた個室が必要なのか……。理由次第で、内部増床でいいのか移転が必要なのかが見えてきます。まずは社内で「事務所を拡張する理由」をしっかりまとめましょう。
中央コミュニティーでは、千葉県市川市を拠点にリフォーム工事・原状回復工事・ビルメンテナンスなどを手掛けています。移転や内部増床の施工実績も豊富で、状況に合わせたアドバイスや最適なプランの提案が可能です。事務所のスペース拡張をお考えの際は、お気軽にご相談ください。
